Octopus's Garden

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創造的な会議に不可欠な要素【書評】会議の技法

Video Conference

 入社してからすでに何回も会議を経験しましたが、

 非常に創造的で、終わった時に大きな達成感を得られた会議を経験したこともありますが、一方で、ほとんど成果が得られず、時間の浪費と感じてしまう会議をいくつも経験してきました。

 会議を有効なモノにするためにはどのように進行すべきなのか長い間悩んでいましたが、会議の方法について書かれた本をいろいろ探した結果、「会議の技法」という本に出会いました。

①費用対効果を意識する

 会議を開く場合、例えば、10人参加の会議で3時間開催すると、一人あたま時給2,500くらいと考えても10×3×2500円=75,000円ものコストが係ることになります。参加者がもっと増える場合、会議の時間が長くなるとコストはもっと係ることになります。

 会議を開催するに当たって、そこまでのコストをかける価値のあるものかどうか、慎重に判断する必要があります。

②なぜ会議を開くのか?

会議は、参加してもらうことで、複数の人間に意思決定や問題解決の課程に関わってもらい、実行しやすくする。

 ~「会議の技法

 前述したように、会議を開催する際には相応のコストがかかりますから、本当に会議を開く必要があるのか?他の方法で代替することが出来ないか?などについて事前に検討する必要があります。

 例えば、単にブレストしたい場合や、情報共有を目的とするのであればメールで済むこともありますよね(こういう無駄な会議多いですよね)。

 

・会議が効果的なとき

会議は、少なくとも以下のような場合には効果的である。①たくさんのアイディアを出し合うとき、②たくさんの情報を共有しあうとき、③ものごとを決めるとき

 ~「会議の技法

いくらコストが掛かるとはいえ会議を行うことが有効な場合や、会議を行わなければ問題が解決しない場合などは積極的に会議を行うべきです。

・会議が効果的で無いとき

逆に、効果的で無いのは、①出されたアイディアをまとめるとき、②あるテーマに対して細かく分析・検討を要するとき、③すでにまとまった考えを実現するときなど。

 ~「会議の技法

 こういったモノは少人数でやったほうが効率的ですね。基本的に何かを分析するまたは、意見をまとめるなどの作業は少人数で行った方が効率的です。

②会議の目的(Why)を明確にする。

また、一言で「会議」といっても、その目的に応じていろいろな方法がある。(中略)アイディアを出す会議と報告のための会議と合意を形成する会議の進め方が同じでいいはずがない。目的が異なれば、その進め方も自ずと異なったものになる。

 ~「会議の技法

 会議が成功するか否かは、目標設定に掛かっていると行っても過言ではないかもしれません。。

 会議の目標を決めた上で、その目標を達成するためにいつまたはいつまでに(When)何を(What)誰が(Who)どこで(Where)どのように(How)実行するのかを決定する必要があります。

 うまくいかない会議というのは、この目標設定が曖昧だったり現実的でなかったりする場合が多いように思います。会議を開く場合には明確な目標が必要ですね。

 

③創造的な会議にするための運営方法

 「会議の技法」では、会議を創造的に運営するために不可欠な条件として以下の4点を挙げています。

・テーマを1つずつ明確にし、出席者がそれを共有できていること。

・個々のテーマを扱う方法についても明確で、出席者の合意があること。

・最低一人は、会議を円滑に運営するための進行役がいること。

・会議の席での個人攻撃を回避するために、出席者を守る役割を担う人がいること。

 ~「会議の技法

 先ほども述べましたが、テーマが明確であること、しかもそれを出席者が共有出来ていないことには、会議をする意味がありません。

 また、テーマが明確であったとしても、出席者の誰もかれもが好き勝手話をしていたら、議論がまとまらなくなってしまいます。議論の交通整理をする進行役の存在は不可欠ですね。

 さらに、創造的な会議を行うには、自由闊達な議論ができる事が不可欠です。個人攻撃をする人がいる場合や、そのような雰囲気がある場合には、多数はの意見に反対出来なかったり、空気を読んで無難なことしか言えなくなってしまうおそれが出てきます。そのようなことを避けるために、出席者一人一人を守る立場の人が不可欠です。基本的には進行役の役目なのかなと思います。

・会議の締め

 この本では、閉会するときに使える方法として、いくつかの事例を挙げています。閉会するときには誰か一人の挨拶で終わるよりも、出席した人全員が感想や達成できたと思ったことを簡単に発表士たほうが気持ちよく閉会出来るようです。

④発表者の心構え

 会議を創造的なものにするためには、会議での発表方法にも工夫が必要です。

・独演会にならないように

 まずは、十五分以上はは絶対に話さないようにすることである。ほとんどの人は、それ以上集中を持続出来ない

 ~「会議の技法

 たまにいますよね。つまらない話を長々とする人。あなたの話がつまらなくても、ギリギリ15分くらいなら聴いてくれるかもしれまん。でもそれ以上は無理です。いくら面白い話でもあまりに長すぎると、出席者にかなりの集中を強いることになります。

 話すことが15分でまとめられない場合には、15分で一回区切って、一旦質疑応答の時間にあてたり、出席者に意見を聴いてみるなどをしてみるといいでしょう。

・ユーモアを忘れない

 創造的な会議には、時として笑いが必要です。出席者全員がしかめっ面しているような会議から独創的な発送やイノベーションが生まれるとは思えません。

会議の効果を最も容易に上げる方法の一つとして、ユーモアがある。会議に笑いや笑顔があるだけで活気づく

 ~「会議の技法

 とはいえ、狙って笑いをとるのって結構難しいですよね。しかも真面目な会議のなかでは。。。そこで、ボクが考えた解決策は、発表資料(パワポkeynote)の中にちょっと笑えるスライドを紛れ込ませることです。これはTEDのスピーカー達もよくやっている手で、うまく行けば、話し手が緊張していてもスライド一つで話の間にユーモアを紛れ込ませることが出来ます。

⑤まとめ

 なんか、いろいろ長々と書いてしまって、ボクのブログのなかではかなりの大作となってしまいました。一言でまとめると、「目標を明確にして、楽しくやる」ということですかね。

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