Octopus's Garden

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見やすいExcel資料の作り方

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photo by ClaraDon

 私が監査法人で働いていた頃、調書はほぼExcelで作成していました。議事録やディスカッションなど文書が主体の調書はWordで、実査調書など、少しの紙調書があるくらいで、調書の8割程度はExcelでした。

 人によって、その見た目の出来栄えは様々でしたが、わかりやすいといえるものは少なかったと記憶しています。

 「外資系金融のExcel術」という本では、見やすいExcel資料の作り方について詳しく解説してあり、読むだけでExcelスキルが上がった気がします。

なぜ見やすいExcel資料を作る必要があるか?

 作成する資料が社内だけで使われるものだとしても、極力わかりやすいものを作成する必要があります。なぜなら、作成する資料を読むのは、自分より忙しい上司であり、解読に時間のかかる資料を作って彼らの時間を奪ってはいけません。

見やすい表とは?

 見やすいExcel資料とは、どうやって見れば良いのか説明を要しないものが理想です。

見やすいExcel資料を作成するための2つの原則

 見やすいExcel資料を作成するためには、①情報の並べ方が人間の認知の仕組みに従っている事、②情報は必要最小限にする事の2つの原則に従っている必要があります。

情報の並べ方が人間の認知の仕組みに従っている

 例えば、情報を並べる際、時間は左から右に、論理は上から下に順番に並んでいると、人間は自然にその流れで情報を捉えます。また、読みやすいフォントを使い、フォントサイズを統一することで、表全体に統一感が生まれ、見やすい表となります。

情報は必要最小限にする

 不必要な情報というのは、読み手にとっては、ノイズに過ぎません。読みにくいだけならまだしも、誤読に導くおそれがあるので、不必要な情報は削除する必要があります。 

まとめ

 見やすいExcel資料を作成するための方法はとてもシンプルです。思い返せば、わかりにくいと思ったExcel資料は、表の順番がデタラメだったり、余計な情報が詰め込まれていたりと、上記の2つの原則の真逆のものでした。

 「外資系金融のExcel術」は見やすいExcel資料の具体的な作成方法のほか、Excelの効率的な使い方、Excelを使った、財務モデルの作り方なども収録されていて、会計数値を扱う人にとっては、とても役に立つ本です。

外資系金融のExcel作成術: 表の見せ方&財務モデルの組み方

外資系金融のExcel作成術: 表の見せ方&財務モデルの組み方