Octopus's Garden

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SUMIF関数とワイルドカードで決算数字の集計を自由自在に

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photo by reynermedia

 最近、財務諸表を監査する側から、作る側に回って思ったのは、決算作業も監査も、情報を収集して分析するという点では、求められるスキルは一緒だなと言うことに気づきました。

 そしてどちらでもExcelのスキルが求められますです。

 決算資料を作成するときに大事なのは、効率よくデータを収集すること、そのワークシートを次回繰り越して使うときに楽に更新できるように作るということです(監査調書の作成でも同様だと思います)。

SUMIF関数

 この点、Sumif関数は非常に便利なExcelの関数で、効率よくデータを収集するためにも、繰り越しやすい資料を作成するのにも大活躍します。

 SUMIF関数についての詳細は、下記のリンク先に譲りますが、簡単にいうと、他の表から条件にあう数字を集計する関数です。

Excel(エクセル)基本講座:条件付き合計の関数(SUMIF,SUMIFS)

 

 

 

ワイルドカード

 ワイルドカードとは、カードゲームのUNOのワイルドカードや大富豪のジョーカーのように「他のものに代替可能なもの」という意味で、アスタリスク(*)を使います。

 例えば、勘定科目コードで、営業外収益が8810(支払利息及び割引料)から、8990(雑損失)まである場合*1、SUMIF関数で指定する範囲を88**と89**とすると、営業外収益をまとめて集計出来ます。

SUMIF関数とワイルドカードの組み合わせ

 ここで、科目コードの列をA列、金額が記載されている列をC列とすると、以下の様な式で集計出来ます。

=SUMIF(A:A,"88**",C:C)+SUMIF(A:A,"89**",E:E)

 これだけです。SUMIF関数は、ワイルドカード(**)によって、8800~8899、8900~8999の勘定コードの合計額を集計してくれます。

 この数式を入れておけば、来期以降は、当期と同じ場所に試算表データを貼り付ければ、自動的に集計してくれます。うん、便利ですね。

決算業務で使えるExcelテクニックは他にもたくさんあります

 Excelのというのは、ちょっとした使い方を知っているか知らないかで、作業の効率が大きく変わります。私が普段使っているExcelのテクニックで、皆さんのお役に立ちそうなものは、このブログで少しずつ紹介していこうと思います。

 

 

*1:勘定コードはJIS標準コードを参考にしています。