Octopus's Garden

半歩先の生き方・働き方を考えるブログです。

大きすぎるワークシートは、情報量の「ダイエット」をしましょう

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photo by lovelihood

 他人が作ったExcelの資料を引き継いだときに、どこに何を入力すべきだかよくわからなくなってしまうこと、よくありますよね。

 特に、縦にも横にも大きくて、スクロールしないと全体が見れない様なExcelファイルは、入力もしづらいですし、後から検証するときに該当するセルを探し出すのも大変です。

縦スクロールのみ、または横スクロールのみが原則

 私は、Excelで資料を作るときに、なるべくスクロールが必要のないように作成しています。理想はスクロールする必要のない資料。ただ、現実的には、データ量が多いものの場合は、スクロールなしというわけにもいかない場合があります。

 そのような場合でも、縦スクロールか横スクロールのみで収まるようにしています。すなわち、縦に長い資料であれば横スクロール禁止、横長の資料であれば縦スクロールを禁止にするのです。

情報の並べ方の整理をしましょう

 同じワークシートの中で、時系列や論理の流れ方などの情報の並べ方が統一されていないと非常に見づらいですし、ワークシートが縦横に大きくなる原因となります。

 「外資系金融のExcel作成術」という本によると、時間の流れは左から右に、論理の流れは上から下に書くのが人間の認知の仕組みにあっているようです。

情報量の多いワークシートは、項目ごとにシートを分けましょう

 スクロールが必要となるワークシートは、一つのシートに情報を詰め込みすぎている可能性があります。情報の塊ごとにシートで分けることを検討してみましょう。

情報は必要最小限に

 Excelのワークシートが縦スクロール、横スクロールのみで収まらない場合、「情報過多」となっている可能性があります。私も経験がありますが、資料を作成している時は、自分の持っている情報を何でもかんでも資料の中に入れたくなりがちです。

 しかし、あなたが「とりあえず」いれた情報は、その資料を読む人にとって必要な情報でしょうか?不要な情報と言うのは、読み手にとっては「ノイズ」でしかありません。

 資料に含まれている情報が、読み手にとって本当に必要なものかどうか、今一度確認してみましょう。

 

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