Octopus's Garden

半歩先の生き方・働き方を考えるブログです。

クライアントから来たメールを自動的に整理する方法

http://www.flickr.com/photos/30528809@N02/6917253693

photo by CJ Isherwood

 関与しているプロジェクトや、クライアントごとにアウトルックのフォルダを作ってメールを整理している人は多いと思います。

 私は、一日何十通も来るメールをいちいち手作業で振り分けるのは大変なので、なるべく自動で整理出来るように工夫しています。

件名での仕分け

 たとえば、同じプロジェクトのメンバーには、件名に特定の文字(クライアントやプロジェクトの略称など)を入れるようにしてもらい、この特定の文字をキーにしてメールの自動仕分けでメールが目的のフォルダに直接入るようにするのです。

社外からのメールの仕分け

 社内のメンバーであれば、このような件名のルールをやってもらうのは難しく無いのですが、社外の人に「件名には【☓☓】ってつけてください」なんてことは言えませんよね。

 仕方ないので、社外の人からのメールは手で仕分けを行っていました。

社外メールの自動仕分け

 ところが、最近になって、むしろ社外からのメールの仕分けのほうが簡単に自動化出来るということに気づきました。

具体的手順

 Outlookの、「ホーム」タブ「ルール」→「仕分けルールの作成」→「詳細オプション」で、「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」を選択して、「特定の文字」に、クライアントのアドレスの@以下を入力します。

 同じ会社であれば、メールアドレスの@以下は基本的に一緒なので、差し出した人の所属する会社ごとにメールが自動で仕分けられるというわけです。

 同様に、「受信者のアドレスに特定の文字が含まれる場合」を使って、社内メンバーからクライアント宛のメールも自動で振り分けられるようにします。

まとめ

 「メールの仕分け」という、毎日やっていれば毎回数分で終わる作業でも、積み重なると結構な時間を単純作業に費やす事になります。自動化できるものはできるだけ自動化したいものです。

 

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